Die QR-Rechnung: Effizienz im Quadrat

Seit dem 30. Juni 2020 erleichtert die QR-Rechnung das Ausstellen und Bezahlen von Rechnungen. Treffen Sie als Rechnungssteller oder -empfänger jetzt die nötigen Vorkehrungen, damit Sie rechtzeitig parat sind. Das müssen Unternehmen und Vereine über die QR-Rechnung und die Umstellung wissen:

Im Rahmen der weiteren Digitalisierung des Schweizer und Liechtensteiner Zahlungsverkehrs wurde am 30. Juni 2020 die QR-Rechnung eingeführt. Sie löst mittelfristig die roten und orangen Einzahlungsscheine ab und bildet eine Brücke zur elektronischen Rechnung «eBill». Dank dem QR-Code können Zahlungen in Zukunft zuverlässiger, einfacher und automatisch verarbeitet und verbucht werden.

Handschriftliche Ergänzungsmöglichkeit für Betrag/Zahlungspflichtiger

Die QR-Rechnung kurz erklärt:
Genauso wie der bisherige Einzahlungsschein ist die QR-Rechnung in zwei Teile gegliedert – in einen Empfangsschein und in einen Zahlteil. Das Haupterkennungsmerkmal ist der im Zahlteil platzierte Swiss QR-Code. Er enthält alle relevanten Informationen, die sowohl für die Rechnungsstellung als auch für die Zahlung nötig sind. Die Informationen sind zusätzlich in Klartext angegeben, damit die Rechnung auch manuell gelesen und eingegeben werden kann.

Empfangsschein und Zahlteil
Empfangsschein als Quittung und Zahlteil mit dem «Swiss QR Code»

Empfangsschein und Zahlteil in voller Ausprägung

1 Empfangsschein
Dient als Quittung für Ihre Einzahlung am Postschalter.

2 Swiss QR Code
Alle für eine Zahlung notwendigen Informationen sind im QR-Code enthalten. Personenbezogene und andere relevante Angaben für den Zahlungspflichtigen sind auf dem Zahlteil zusätzlich in Textform angegeben.

3 Währung und Betrag
Die Rechnungsstellung ist in CHF und EUR möglich. Der Betrag ist vorgedruckt oder kann handschriftlich durch den Zahlungspflichtigen ergänzt werden.

4 Konto
Angabe im IBAN-Format (IBAN oder QR IBAN).

5 Zahlbar an (Begünstigter)
Der Zahlungsempfänger ist Begünstigter des Zahlungseingangs und in der Regel auch Rechungssteller.

6 Referenz
Bei der Zahlung mit QR-IBAN ist die 27- stellige QR-Referenz (ehemals ESR-Referenznummer genannt ) zu verwenden.

7 Zusätzliche Informationen (ehemals Zahlungszweck)
Diese können zusammengesetzt sein aus unstrukturierten Mitteilungen und/oder strukturierten Rechnungsinformationen für den automatischen Kreditorenabgleich gemäss Syntaxdefinition der SWICO (www.swico.ch).

8 Zahlbar durch (Zahlungspflichtiger), optional.
Der Zahlungspflichtige ist vorgedruckt oder kann handschriftlich ergänzt werden.

9 Alternative Verfahren
Datenfeld, das die Verwendung eines alternativen Verfahrens (z.B. eBill) ermöglicht.

1. QR-Rechnung Zusammenfassung

• Die QR-Rechnung ist ein Produkt des Schweizer Finanzplatzes
• Offizieller Start der QR-Rechnung war der 30. Juni 2020
• Der Swiss QR Code ist ein zweidimensionaler Barcode gemäss ISO-18004; er ist digital lesbar, handschriftliche Ergänzungen sind begrenzt (nur Betrag und Rechnungszahler)
• Ein neues Element für die Rechnungssteller ist die QR-IBAN, sie ersetzt die ESR-Teilnehmernummer
• Sofern die QR-Rechnung in Papierform erstellt wird, ist der Zahlteil mit Empfangsschein zu perforieren
• Die Gestaltungsvorgaben bzw. die Empfehlungen für den Zahlteil mit Swiss QR Code und für den Empfangsschein sind im Style Guide hier erhältlich: https://www.paymentstandards.ch/de/home/companies.html
• In der Breite messen Zahlteil und Empfangsschein 210mm und in der Höhe 105mm (ES/ESR: 210 x 106 mm)

2. Was sind die wichtigsten Änderungen gegenüber den heutigen Belegen (Einzahlungsschein mit/ohne Referenz)?

• Die QR-Rechnung enthält sämtliche zahlungsrelevanten Daten inkl. Angaben zum Zahlungspflichtigen.
• Als Rechnungssteller sind Sie verpflichtet, alle wichtigen Zahlungsinformationen im Swiss QR Code zu integrieren. Einzige Ausnahme ist der Betrag sowie Name und Adresse des Zahlungspflichtigen. Diese Felder können manuell ausgefüllt werden. Fehlende oder handschriftlich erfasste Angaben auf dem Beleg werden im papiergebundenen Zahlungsverkehr immer kosten- pflichtig erfasst.
• Sie benötigen kein Spezialpapier mehr. Sie können die QR- Rechnung selbst erstellen und auf weissem Standardpapier ausdrucken (Perforation beachten).
• PostFinance bietet keine vorbedruckten Belege und keine Belegtests mehr an. Sie können die Zahlteile selber erstellen und auf der Testplattform unter https://testplattform.postfinance.ch kontrollieren.
• Alle Daten werden neu vollerfasst und Ihnen ganzheitlich geliefert. Die Nachbearbeitung von Belegbildern entfällt, und Sie können die Daten automatisch in Ihrer Buchhaltungssoftware abgleichen. PostFinance bietet für die QR-Rechnung keine Belegbilder mehr an.
• PostFinance bietet neue kostenpflichtige Optionen zur beschleunigten Gutschrift und Avisierung. Details finden Sie unter: postfinance.ch/qr
• Die Steuerungsmöglichkeiten, die Sie von der heutigen ESR-Teilnehmernummer kennen, bietet PostFinance mit der QR- Rechnung neu anhand virtueller Konten an. Details finden Sie unter: postfinance.ch/qr
• Bargeldeinzahlungen auf das eigene Konto werden Ihnen neu am gleichen Tag gutgeschrieben. Bargeldeinzahlungen sind kostenpflichtig. Verwenden Sie Ihre PostFinance Card oder Post- Finance Card Pay, um von der Freigrenze von monatlich bis zu 20 Einzahlungen zu profitieren

3. Vorteile der QR-Rechnung für Ihr Unternehmen

Mit der Einführung der QR-Rechnung werden neue Optionen zur Steuerung der Buchungs und Auslieferungsperiodizität verfügbar. Mehr Flexibilität bei Buchung und Auslieferung für Ihr optimales Liquiditätsmanagement. Was heisst das für Sie? Aktuell erfolgt die Sammelbuchung von Gutschriften standardmässig am Abend des Buchungstages auf dem hinterlegten Gutschriftskonto. Die Konto- und Detailavisierungen erfolgen bis spätestens um 6.00 Uhr am Folgetag. Die Buchung und Auslieferung von Sammelbuchungen findet somit einmal pro Postwerktag statt

4. So bereiten Sie Ihr Unternehmen rechtzeitig auf die QR-Rechnung vor

• Analysieren Sie Ihre Zahlungs- und Buchhaltungssysteme. Kreditorenstammdaten (alte ESR-Daten, QR-IBAN) müssen aktualisiert werden.
• Verwenden Sie einen Scanner für die Erfassung der Einzahlungsscheine. Prüfen Sie mit dem Hersteller, ob Ihr Scanner QR-fähig ist. Als Kundin oder Kunde der PostFinance AG erhalten Sie ein QR-fähiges Scangerät von Crealogix zum Vorzugspreis.
• Kleinere Unternehmen ohne eigene Software können die eingehenden QR-Rechnungen über das E-Finance oder mit der PostFinance Mobile App bezahlen.