Mail-Service spart Zeit und Geld für Unternehmen\
Postzustellung und -abholung in einem definierten Zeitfenster
Gerade für Unternehmen und Behörden bindet die Bearbeitung des täglichen Postaufkommens eine Vielzahl von Ressourcen, die im eigentlichen Kerngeschäft effizienter eingesetzt werden könnten. Die Liechtensteinische Post AG hält für ihre Geschäftskunden diesbezüglich einige interessante Dienstleistungsangebote bereit, die den internen Aufwand für Unternehmen beträchtlich senken und somit dafür sorgen, dass deren Mitarbeitende ihre tägliche Arbeitszeit für das eigentliche Tagesgeschäft einsetzen können.
Mit der Dienstleistung «Postzustellung /-abholung in einem definierten Zeitfenster» wird die Post morgens direkt beim Kunden von der Liechtensteinischen Post AG angeliefert und abends abgeholt. Die Anlieferung und Abholung erfolgt dabei in einem gemeinsam definierten Zeitfenster, was es für ein Unternehmen enorm vereinfacht, tägliche Abläufe und Arbeitsprozesse planen zu können. Dabei übernimmt die Post die Aussortierung der Tagespost des Kunden, den Transport sowie die zeitlich definierte Zustellung an das Domizil des Kunden. Bei der Abholung stellen die Kunden die bereits frankierten Sendungen zur vereinbarten Abholzeit bereit und die Post übernimmt diese vor Ort. Der Abholdienst bringt das Postgut anschliessend zur Weiterverarbeitung ins Betriebszentrum der Liechtensteinischen Post AG.
Ideal lässt sich dieser Service mit der Dienstleistung «Mail-Service» der Liechtensteinischen Post AG kombinieren. Dabei handelt es sich um eine kundenfreundliche Lösung für die Bearbeitung der Tagespost, Paketpost und von Massensendungen. Der Kunde übergibt seine Sendungen täglich der Post und kennzeichnet diese lediglich nach der gewünschten Versandart (PRIO oder ECO) sowie nach Inland und Ausland (Europa und Übersee). Die Post übernimmt das Sortieren nach Formaten, Ländern, Gewicht und führt die Stempelung der jeweiligen Sendungen durch. Bei Massensendungen übernimmt die Post auch das Erstellen des Aufgabeverzeichnisses anhand der mitgelieferten Mengen (Inland, Europa und Übersee) und leitet die Sendungen anschliessend an die jeweiligen Destinationen weiter.
Dass dies wertvolle Zeit und Geld spart, bestätigen mittlerweile zahlreiche zufriedene Kunden. Im nachfolgenden Best-Practice-Interview erzählt Patricia Beck von der Gemeindeverwaltung Balzers über ihre praktischen Erfahrungen mit dem Dienstleistungsangebot der Liechtensteinischen Post AG.
Die Gemeinde Balzers ist in den vergangenen Jahren kontinuierlich gewachsen und zählt mittlerweile über 4600 Einwohnerinnen und Einwohner. Zu den zahlreichen steigenden Anforderungen in der Gemeindeverwaltung gehört dabei auch die tägliche Bewältigung des Postaufkommens. Frau Beck, wie hat sich dieses gesteigerte Postaufkommen in der Vergangenheit auf die Abläufe in der Verwaltung ausgewirkt?
Das gesteigerte Postaufkommen hat die Abläufe in der Verwaltung nicht wesentlich verändert. Eine entscheidende Veränderung brachte 2017 der Umzug der Postfiliale Balzers in den Roxy-Markt, der sich etwas ausserhalb des Dorfzentrums befindet. Der Weg zur Post wurde für uns dadurch länger. Für etwas, das vorher zu Fuss erledigt werden konnte, benötigten wir auf einmal ein Auto. Die verschiedenen Aussenstellen der Gemeindeverwaltung Balzers haben die Abholung auf der Post allerdings seit jeher selbst organisiert, meist aus terminlichen Gründen.
Wann haben Sie den Entscheid gefällt, die tägliche Zustellung und Abholung in Kombination mit dem ganzen Post- und Pakethandling über die Mail-ServiceDienstleistungen der Liechtensteinischen Post AG abzuwickeln, bzw. was hat schlussendlich den Ausschlag dafür gegeben?
Im Frühling 2021 hat die Gemeindeverwaltung Balzers die Postabläufe genauer analysiert und festgestellt, dass diese um einiges vereinfacht werden könnten. Den Ausschlag, die Aufträge für Post- und Pakethandling über die Mail-Service-Dienstleistung der Liechtensteinischen Post AG zu vergeben, hat dann ein Kostenvergleich gegeben. Wir haben festgestellt, dass sich die internen Kosten im Vergleich zu den externen Kosten für den Post-Service die Waage halten. Unsere eigenen Mitarbeiter würden aber im Falle einer Vergabe an die Post in ihrer Arbeit nicht mehr unterbrochen und könnten somit effizienter arbeiten. Die internen Stunden für die Postbearbeitung fielen also weg und könnten anders investiert werden. Ausserdem brauchen wir jetzt für die Erledigung der Post kein Auto mehr.
Wie hat sich das seither auf Ihre internen Abläufe und Ressourcen ausgewirkt?
Morgens erhalten wir die Post pünktlich im vereinbarten Zeitfenster angeliefert und können sie frühzeitig öffnen und intern verteilen. Die Aussenstellen holen ihre Briefpost beim Empfang der Gemeindeverwaltung ab – die Pakete werden durch die Liechtensteinische Post AG direkt an die Aussenstellen geliefert. Im Verlauf des Tages wird die gesamte Briefpost aus allen Abteilungen beim Empfang der Gemeindeverwaltung von uns gesammelt und dort abends von der Liechtensteinischen Post AG im vereinbarten Zeitfenster abgeholt. Wir schätzen vor allem, dass für uns die Frankierungsarbeiten wegfallen – das erledigt nun alles die Post für uns.
Wie sind Ihre bisherigen Erfahrungen mit den terminlich fixierten Anlieferungen morgens und den abendlichen Abholungen ausgefallen und welchen Mehrwert bringt Ihnen diese Dienstleistung?
Die Liechtensteinische Post AG kommt morgens und abends sehr regelmässig und immer im vereinbarten Zeitfenster – das klappt wirklich sehr gut. Herauszuheben ist, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Post immer sehr freundlich und hilfsbereit sind. Es macht Freude mit ihnen zu arbeiten.Der Mehrwert liegt vor allem darin, dass sich der interne Aufwand auf ein Minimum reduziert hat.
Neben der täglichen Zustellung und Abholung nutzen Sie auch den Mail-Service der Post, bei dem Ihre Sendungen nach Gewicht, Format, Zielland und Versandart sortiert und frankiert werden bis hin zur Abrechnung. Welche Vorteile oder welchen Mehrwert konnten Sie dadurch erlangen?
Hier sehen wir die grösste Zeitersparnis. Vor allem konnten wir diese Arbeit an einen kompetenten Partner abgeben. Denn hin und wieder war es für unser internes Personal nicht einfach, die richtige Versandart oder Frankierung zu finden und somit ging viel Zeit verloren.
Wie erleben Sie die Zusammenarbeit mit der Liechtensteinischen Post AG, auch im Hinblick auf Unvorhergesehenes, Problemlösungen und Ansprechpartner?
Unsere Ansprechpartner bei der Liechtensteinischen Post AG sind sehr lösungsorientiert und engagiert. Für gestellte Anforderungen oder auftretende Probleme wird mit dem Kunden zusammen unkompliziert und schnell nach einer Lösung gesucht, damit für beide Seiten ein Mehrwert entsteht. Die Liechtensteinische Post AG zeigt sich als sehr kundenorientierter Partner.
Interview mit PATRICIA BECK,
Sachbearbeiterin Frontoffice/Einwohnerkontrolle/Steuern,
Gemeinde Balzers
