BEST PRACTICE: Scanning für Baloise
Die Baloise Life (Liechtenstein) AG ist eine Lebensversicherung, die Lösungen für die Vermögens- und Nachlassplanung anbietet und sich durch ein starkes, modernes Produktportfolio auszeichnet. Die tägliche Arbeit in diesem Bereich und der ständige Informationsaustausch mit Kundinnen und Kunden bringt naturgemäss ein erhöhtes Postaufkommen mit sich, dementsprechend zeitraubend ist dessen tägliche Bearbeitung für das kleine Team. Seit einigen Monaten nimmt das Unternehmen daher das Posteingangsscanning der Liechtensteinischen Post AG in Anspruch. Wir haben uns mit Maria Bilotta, Project Manager bei Baloise Life (Liechtenstein) AG, über ihre Erfahrungen mit den Scanning-Dienstleistungen der Liechtensteinischen Post AG unterhalten.
Frau Bilotta, seit wann nutzen Sie das Posteingangsscanning der Liechtensteinischen Post AG?
Wir nutzen diese Dienstleistung definitiv seit April 2022, davor hatten wir es aber schon getestet. Seither erhalten wir alle Sendungen täglich digital via Web-Transfer zugestellt. Das Beleggut sowie die restliche physische Post erhalten wir jeweils nachmittags.
Sie erhalten Ihre Post also primär digital?
Fast, eingeschriebene Kuriersendungen erhalten wir natürlich nach wie vor auf dem «herkömmlichen» Weg.
Aus welchen Gründen haben Sie sich für diese Dienstleistung und die Zusammenarbeit mit der Liechtensteinischen Post AG entschieden?
Wir haben schon lange darüber nachgedacht, wie wir die tägliche Papierflut reduzieren und vermehrt digital agieren können. Ich denke, das ist zurzeit nicht nur bei uns ein Thema. Ausserdem war irgendwann eine Person in unserem Team voll damit ausgelastet, Briefe zu öffnen, zu scannen, Dateinamen zu vergeben, Daten zuzuordnen, zu sortieren usw. Da wir ein kleines Team sind, brauchen wir diese Person eigentlich für unser Tagesgeschäft und nicht für die Postbearbeitung. Es war wirklich sehr viel Papier, unsere Papiercontainer waren fast jeden Tag voll. Hinzu kam ein neues internes Archivsystem, das hat uns dann quasi dazu gezwungen, auf die digitale Schiene zu wechseln.
Und das funktioniert aus Ihrer Sicht gut?
Tadellos. Wir hatten zuvor schon selbst einen – wie wir dachten – guten Scanner, aber nicht zu vergleichen mit der Datenqualität, welche die Liechtensteinische Post AG liefert. Die Daten sind wirklich top, wir hatten bisher noch nie einen Fehler oder etwas, was nicht digital lesbar gewesen wäre. Das haben wir gerade auch beim Jahresabschluss festgestellt. Die Qualität stimmt, die Lieferung ist sowohl digital als auch physisch pünktlich und auch die Benennung der Dateien nach unseren Vorgaben funktioniert inzwischen sehr gut. Die Dateinamen sollten nach unserem System mit Policenummern und Dateityp vergeben werden. Während der Testphase hat das noch nicht immer ganz geklappt, aber wir haben uns mit unseren Kontaktpersonen von der Liechtensteinischen Post AG zusammengesetzt und nochmal alles genau besprochen und jetzt hat sich auch das eingespielt und funktioniert gut, wir sind sehr zufrieden.
Gab es noch weitere Vorgaben Ihrerseits für die Anlieferung der digitalen Post?
Neben den erwähnten Dateinamen erhalten wir die Daten eingeteilt in verschiedene Dokument-Kategorien: Kontoauszüge, Bankauszüge und die «normale Post», also die täglich zu bearbeitende Post, wie wir es nennen. Zusätzlich haben wir noch eine vierte Kategorie hinzugefügt, die wir «Information» nennen. Dort wird alles gesammelt, was für das Tagesgeschäft nicht oberste Priorität hat, wie beispielsweise Bankinformationen, AVB-Änderungen, Einladungen, Generalversammlungen usw.
In welcher Form erhalten Sie Ihre Daten aus dem Posteingagsscanning?
Wir erhalten über einen gesicherten Web-Transfer eine ZIP-Datei, die darin enthaltenen PDF-Dateien fliessen anschliessend mit einem Mausklick direkt in unser System und unser Archiv. Was früher sehr viel Zeit in Anspruch genommen hat – Umschlag öffnen, Dokumente sortieren, scannen, archivieren – erfolgt jetzt in Sekunden per Mausklick. Die Person, die damit beschäftigt war, können wir heute für andere administrative Aufgaben einsetzen. Das bringt Entlastung für das ganze Team.
Der Zeitfaktor ist also ein grosser Vorteil. Ergeben sich für Sie und Ihr Team noch weitere Vorteile aus der Nutzung dieser Dienstleistung?
Kein Papier mehr und die sofortige und ständige digitale Verfügbarkeit der täglichen Post sowie aller Arbeitsdokumente ist in meinen Augen der entscheidende Vorteil. Zudem erleichtert es das Arbeiten für unsere Mitarbeitenden im Homeoffice. Unsere ganzen Abläufe gewinnen an Flexibilität, und das wirkt sich natürlich auch auf die Qualität der Dienstleistungen an unseren Kundinnen und Kunden aus.
Sehr erwähnenswert ist für mich auch der Kundenservice der Liechtensteinischen Post AG. Für uns war dies ein völlig neuer Prozess. Aber auch die Mitarbeitenden des ScanCenters der Post mussten unsere Prozessvorgaben erst erarbeiten und verinnerlichen. Wir mussten uns da von beiden Seiten erst finden und gemeinsame Lösungen erarbeiten. Aber es war immer jemand für uns da, wir konnten jede Herausforderung diskutieren und immer konnte eine Lösung gefunden werden, und das war und ist für uns sehr wichtig.
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