Bücher, Dokumente und Ihre Eingangspost digitalisieren

Mit Dienstleistungen im Bereich der Digitalisierung schlägt die Liechtensteinische Post AG die Brücke zwischen der realen und der virtuellen Welt im Bereich der Kommunikation und des Informationsaustauschs. Dazu gehört auch das Dienstleistungsangebot Scanning und Archivierung. Kunden sparen damit Platz, finden ihre Inhalte sehr schnell und sparen durch die Durchsuchbarkeit Zeit und Geld. Ergänzt wird das Angebot mit dem Posteingangsscanning, welches den Kunden die Möglichkeit eröffnet Briefpost-sendungen in digitaler Form zu empfangen

Digitalisierung von Archiven schafft Platz
Wer kennt sie nicht, die Ordner mit Akten und Dokumenten, welche in fast jedem Büro aus verschiedenen Gründen in Regalen, Schränken, Räumen oder Kellern gelagert und archiviert werden; sei dies für ein paar Monate, ein Jahr oder revisionsbedingt für mehrere Jahre.

Durch die grösstenteils bestehenden physischen Archive und die ständige Zunahme von Papierbergen bei Projekten und Abläufen trotz digitalem Zeitalter sind auch immer mehr Mitarbeitende mit der Suche nach bestimmten Dokumenten statt mit deren Bearbeitung beschäftigt. Nicht selten übersteigt die Papierflut die räumlichen Kapazitäten im Unternehmen. Die Lösung für dieses Problem bietet ein elektronisches Archivsystem und die Digitalisierung von Papierdokumenten.

Im eigenen Scan-Center digitalisiert die Post sämtliche Akten, Dokumentationen, Konstruktions- und Baupläne unterschiedlichster Grösse, Belege und Unterlagen, die bisher in Ordnern, Heftern oder Archivschachteln abgelegt wurden und stellt diese dem Auftraggeber elektronisch wieder zur Verfügung. Somit hat dieser stets einen einfachen und schnellen Zugriff.

Buchscanning – schafft Zugang zu wertvollen Inhalten
In der heutigen digitalen Welt, werden immer weniger Bücher gedruckt, sondern immer mehr als eBook publiziert. Mit dem Vorteil, dass deren Inhalt auf verschiedensten Devices gelesen und genutzt werden können. Trotzdem stehen in vielen Regalen immer noch Bücher aus der alten guten Zeit des Buchdrucks oder es handelt sich um Bücher die heute bereits vergriffen sind, aber trotzdem einen Wert darstellen. Dabei kann der Inhalt solcher Werke gerade für Dritte von besonderem Interesse sein.

Auch Bücher können mittlerweile bei der Liechtensteinischen Post AG eingescannt werden. Dies kann gerade für alte und seltene Buchexemplare von Bedeutung sein, um deren Inhalt auch einem erweiterten Kreis zugänglich machen zu können und somit die Raritäten für allfälliger zusätzlicher Beanspruchung zu schützen. Oder aber auch damit das digitale Archiv um diese Schätze zu erweitern.

Einfaches Suchen spart Zeit und Geld
Von Zeit zu Zeit kommt es vor, dass das eine oder andere Dokument oder einige Unterlagen älteren Jahrgangs benötigt werden. Meistens ist das gesuchte dann nicht gerade griffbereit und eine zeitintensive und somit teure Suche beginnt. Damit dies nicht mehr nötig ist, hat die Liechtensteinische Post AG eine passende Lösung Dank der Verschlagwortung und Indexierung der Buch- und Dokumenteninhalte

Die Verschlagwortung der Inhalte erfolgt anhand von Informationen auf dem Buch- oder Aktenrücken, von Registerblättern im Akt, aus dem Inhaltsverzeichnis oder frei nach Kundenwunsch. Die vollautomatische Indexierung der Inhalte ermöglicht die anschliessende Volltextsuche und erleichtert dem Kunden die Nutzung seines digitalen Archivs. Mit der Archivierungs- und Digitalisierungslösung der Liechtensteinischen Post AG befreien Sie sich von Aktenordnern, schaffen mehr Platz und erhöhen gleichzeitig die Auffindbarkeit wichtiger Dokumente – so sparen Sie Zeit und Geld und ihre Mitarbeiter können sich sinnvolleren Aufgaben widmen.

Aktenlagerung «On Demand»
Auf Wunsch lagert die Post auch Ihre Archivdokumente sicher und strukturiert ein und verschafft Ihnen dadurch mehr Platz in Ihren Räumlichkeiten. Grosse Aktenbestände werden heute in der Regel nicht komplett digitalisiert, sondern professionell eingelagert. Dennoch ist ein rascher Zugriff gewährleistet: Auf Bestellung bzw. „On Demand“ suchen die Spezialisten die angeforderten Dokumente für Sie heraus, scannen diese und übermitteln sie Ihnen auf elektronischem Weg. Somit erhalten Sie innert kürzester Zeit die gewünschten Dokumente in digitaler Form ohne mühsames Suchen.

Posteingangsscanning
Digitalisierung, mobile Arbeitsplätze, Homeoffice und die stets geforderte Flexibilität stellen neue Ansprüche an uns, unser Umfeld und unser Wirken. Dies kann zur Folge haben, dass Postempfänger zwar eine feste Anschrift haben aber nicht immer gerade vor Ort sind. Um trotzdem die Tagespost effizient abwickeln zu können und jederzeit darauf Zugriff zu haben, bietet die Liechtensteinische Post AG mit ihrem Posteingangsscanning den richtigen Service dazu. Dabei wird die Tagespost des Kunden täglich in unserem Betriebszentrum entgegengenommen, sortiert, eingescannt und anschliessend dem Kunden in ein elektronisches Postfach gelegt. Auf dieses Postfach kann der Kunde überall auf der Welt direkt zugreifen und somit seine Tagespost einfach und rasch erledigen.

Das Postgeheimnis – für Ihre und unsere Sicherheit
Sicherheit und Vertrauen stehen für die Liechtensteinische Post AG an oberster Stelle: Alle Daten und Informationen, die im Rahmen des Digitalisierungsangebots verarbeitet werden, unterliegen dem Postgeheimnis sowie den allgemeingültigen Datenschutzbestimmungen. Im Rahmen der Verarbeitung gewährleistet die Post einen sicheren Transport in speziellen Datenschutzcontainern. Darüber hinaus schaffen spezifische Vereinbarungen mit unseren Mitarbeitenden und mehrfache Sicherungsmassnahmen in den Arbeits- und Archivräumen ein Höchstmass an Diskretion und Sicherheit. Darf der Archivstand seinen Standort nicht verlassen, führen die Scanspezialisten die Digitalisierung mittels mobiler Scanstation auch bei Ihnen vor Ort durch. Sind die Dokumente einmal digitalisiert und werden nicht mehr benötigt, übernimmt die Vernichtung der Unterlagen ein externer, einheimischer Spezialist im Auftrag der Liechtensteinischen Post AG.

Weitere Informationen finden Sie auf unserer Webseite www.post.li oder direkt bei Roland Dal Ponte
+423 399 44 28
roland.dalponte@post.li